●サークル入場時間に注意
お友達などにサークルチケットを渡す場合は、できれば事前に郵送などしておいたほうが待ち合わせのロスが無くて良いです。
会場内は広いので、出口まで往復して落ち合って戻るだけで結構な時間をロスします。
そんな場合は早めに入場しておきましょう。
●印刷所からの搬入や宅配受け取り
スペース毎に、宅配受け取り場所が違います。事前にカタログで場所を確認しておくとスムーズに探せます。
印刷所からの直接搬入の場合は、自スペースの机の下に段ボールが届いている筈です。
無い場合は宅配トラブルの可能性があります。必ず印刷所の電話番号・本の発注伝票などを控えておきましょう。
会場から問い合わせするのに必要です。
自宅から会場へ送った宅配便段ボールを受け取るのにも、発送伝票が必要です
送った場合の宅配の伝票を忘れずに持っていきましょう。
まだ並べている途中の場合は、出てきていない場合もあります。
見付けられない場合は運び出している宅配のお兄さんにまず聞きます。
「ここのものは全て出し終わっています」と言われた場合、他の場所に紛れてしまっている場合もあります。
そのような場合は、イベントの主催スタッフさんにも問い合わせましょう。
開場時間までに見付からなかった場合は、一旦諦めましょう。
イベント終了後にも、もう一度不明荷物がなかったか、イベント主催さんに尋ねましょう。
自分で出した宅配の場合は、宅配業者に荷物の確認をしましょう。
追跡調査サービスがある場合は、スマホやネットでどこまで配達されているか状況確認ができます。
そのような宅配トラブルに巻き込まれない為にも、イベントへの会場搬入の際は、案内に従って
イベント名・会場名・スペースナンバーはしっかりと指定の大きさで書いて貼りましょう。
心配なら３方向に貼っても良いぐらいです。
恥ずかしがっている場合ではありません。貼らないで本が紛失したら自己責任です。
●サークルスペースについたら
机の上に沢山のチラシが載っていますのでまず片付けます。
椅子の数を確認します。
もし追加椅子を頼みたい場合は、本部に買いにいきましょう。
大型イベントでは売り切れる事もあります。確実に頼みたい場合は、サークル申込時に選べるイベントでは予め申し込んでおきましょう。
両隣のサークルさんに「おはようございます。今日はよろしくお願いします」と挨拶しましょう。
●設営
スペースに貼られているサークルの紙をはがし、敷布を敷きます。
スペースナンバーが不明になるとお客さんが困るので、グループのアルファベットは絶対に隠さないように。
自分のスペースも見えるようにしたほうが親切です。
お隣さんと机を半分こするので、横幅が広く成りすぎないよう境界に注意。
境界近くに高い障害物を立てるのも迷惑になります、ギリギリに立てないように注意しましょう。
レイアウトは、内側から見ていると確認できません。
通路側から設営したほうが、お客さん目線で綺麗に並べられます。
一度は正面から確認しましょう。
本が手に取りやすいかどうか確認します。
ちょっと触ったら崩れそうなレイアウトは、まず触ってもらえません。
安定感が大事です。
荷物や水筒・食事・電卓・お金などが目に付かないよう隠しましょう。
散らかっていると汚らしいです。
●イベント後
最近早撤収が多くなっていますが、できれば時間まで残りましょう……。
宅配列待機が長いイベントや、新幹線や飛行機の時間がある方は仕方ないですが……。
お互いの首をしめる事になります。
最近の二次イベントは13時で帰ってしまうサークルも多く、開場時間が実質２時間というせつない傾向に……。
サークル代は２時間でも４時間でも一緒ですよ……。
閉場まで残れた方は、椅子をきちんと片付けて帰ります。
椅子を立てかける方が多いですが、最近は床に寝かせるよう指導されるイベントの方が多いです。
この辺りのルールは会場ごとに違うので、確認しましょう。
早撤収で片付けて帰らなかったサークルさんは、他の人が片付けてあげているんですよ……。
早撤収の人は片付けマナーを知らない人が多いです。気をつけましょう。
イベントの設営・片付けは全てボランティアが行っています。
自分の使った机ぐらいは、畳んでおくぐらいはできればしましょう。
みんなが自分の分を片付けるだけでも、違います。
私は自分の椅子と机と周りの撤収が終わった机6本ぐらい積み重ねる所までやってから、帰るようにしています。
机に貼られているスペースナンバーなどの紙、勝手にはられたテープ類はその際全てはがすよう注意します。
自サークルの紙をはがして帰るのもサークルの仕事です。忘れている人、多いですよ！！
帰り際にも、両隣のサークルさんがたに「お先に失礼します、お疲れ様でした」とお声がけしましょう。
●帰宅後
会場から宅配搬出した人は伝票をなくさないように。
在庫の数の確認、売り上げなどデータをとるかたは忘れない内にきちんとメモしておきましょう。
私はエクセルにまとめて管理しています。
都度違う紙にかいているとどれがどれか分からなくなります。
売り上げメモには必ずイベント名、開催日時を記入しておきましょう。
できれば毎回同じフォーマットの紙を使った方が、便利ですよ。
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